Bagi setiap bisnis khususnya usaha kecil dan menengah, pencatatan adalah hal penting, mulai dari pencatatan transaksi hingga jumlah produk.
Karena dengan pencatatan yang rapi, pemilik usaha bisa mengetahui produk mana yang laris dan mana yang penjualannya kurang bagus.
Untuk itu, dibutuhkan sebuah sistem otomatis untuk mengakomodir semua kebutuhan tersebut, muncullah apa yang dinamakan Point of Sales (POS).
Apa itu POS dan bagaimana cara kerjanya? Mari simak penjelasan berikut ini.
Pengertian Point of Sales (POS)
Point of Sales adalah tempat pembayaran saat pelanggan membeli sebuah produk. Sistem POS banyak digunakan di toko ritel, restoran, salon dan bisnis lainnya yang menyediakan pembayaran langsung.
Sistem POS merupakan sebuah perangkat lunak yang memungkinkan toko ritel menerima pembayaran secara tunai maupun pembayaran online. Device yang digunakan biasanya berupa komputer, tablet atau smartphone.
Sederhananya, POS adalah sistem kasir digital yang lebih modern dan lebih ringkas dari sistem kasir tradisional.
Cara Kerja Sistem POS
Pada dasarnya, cara kerja sistem POS sama dengan cara kerja mesin kasir biasa, namun sistem POS dilengkap dengan fitur-fitur tambahan yang sangat bermanfaat untuk usaha.
Dengan sistem POS, memungkinkan Anda menerima pembayaran dengan cepat dan mudah di manapun selama Anda memiliki koneksi internet yang stabil.
Selain itu, dengan adanya sistem POS, Anda tidak hanya bisa menerima pembayaran secara tunai melainkan pembayaran secara online seperti QRIS, ShopeePay, GoPay, OVO, yang sudah terintegrasi dalam satu sistem.
Nantinya, sistem POS akan mencatat setiap transaksi yang terjadi, produk apa yang dibeli oleh pelanggan, kemudian metode pembayaran yang mereka pilih, tunai atau non tunai, sehingga pembukuan jadi lebih rapi.
Kurang lebih begini cara kerja sistem point of sale:
1. Pelanggan membeli produk atau jasa Anda
Jika Anda berjualan di toko fisik, maka pelanggan akan membawa produk yang mereka inginkan ke kasir, dan kasir akan melakukan scan barcode atau memasukkan detail produk ke sistem POS.
2. Sistem POS menghitung total biaya
Kemudian, secara otomatis sistem POS akan menghitung total biaya yang harus dibayar oleh pelanggan, kalau ada pajak, biasanya pembayaran akan termasuk pajak.
3. Pelanggan melakukan pembayaran
Setelah itu, pelanggan melakukan pembayaran sesuai jumlah yang telah ditampilkan oleh sistem POS.
Pelanggan bisa menggunakan banyak pilihan pembayaran seperti kartu kredit, debit, e-wallet, QRIS atau uang tunai.
4. Transaksi selesai
Setelah menyelesaikan pembayaran, sistem POS akan mengeluarkan tanda terima (struk belanja) baik secara digital maupun dalam bentuk cetakan. Kemudian kasir akan memberikan produk beserta tanda terimanya.
Kelebihan sistem POS lainnya ialah, ketika pelanggan selesai melakukan transaksi, sistem POS akan meng-update stok produk yang tersisa, sehingga ada tidak perlu repot-repot untuk menghitung ulang stok Anda.
Fitur-fitur Umum yang Dimiliki Sistem POS
Dari berbagai sistem POS yang ada saat ini, hampir semuanya punya fitur-fitur umum, seperti:
1. Pencatatan penjualan
Layaknya kasir tradisional, fungsi utama sistem POS adalah mencatat semua transaksi yang terjadi di toko atau channel penjualan lainnya.
Prosesnya pun dibuat mudah, dengan adanya fitur scan barcode, Anda tidak perlu mencari nama produknya di database, cukup scan dan secara otomatis sistem langsung bisa mengenali produk tersebut.
Lebih cepat dan lebih efisien.
2. Cetak atau kirim bukti transaksi (struk belanja)
Berbeda dengan kasir tradisional, sistem POS bisa mencetak struk belanja yang nantinya Anda bisa berika kepada pelanggan.
Tapi tidak hanya itu, sistem POS juga bisa mengirimkan struk belanja tersebut dalam bentuk digital, dan mengirimkan ke email atau nomor WhatsApp pelanggan.
Selain mengurangi sampah kertas, dengan adanya struk digital, akan memudahkan pelanggan menyimpan struk belanja mereka.
3. Manajemen stok
Fitur manajemen stok yang dimiliki oleh sistem POS adalah alasan utama kenapa bisnis ritel harus mulai menggunakan sistem POS.
Karena sistem POS dapat memungkinkan Anda membuat SKU produk dan menyimpannya secara online, sehingga Anda bisa mengetahui:
- Harga setiap produk
- Foto produk
- Varian (ukuran atau warna)
- dan jumlah stok secara real-time
Bahkan beberapa sistem POS memiliki fitur untuk membuat dan mencetak barcode produk hingga label pengiriman.
Enaknya lagi, dengan sistem POS, Anda bisa melakukan ini hanya dengan smartphone atau tablet.
4. Multi outlet
Sistem POS sangat bermanfaat bagi Anda yang memiliki channel penjualan lebih dari satu.
Misal Anda punya toko fisik dan Anda juga jualan di toko online, kedua channel tersebut bisa dikelola dalam satu sistem.
Saat ini, sudah banyak penyedia sistem POS yang bisa integrasi dengan platform penjualan online seperti marketplace, mulai dari stok hingga pembayarannya.
Ilustrasinya, kalau Anda punya stok 10 produk, kemudian ada pembelian di toko 2 produk dan pembelian di online 3 produk, maka sistem POS secara otomatis akan mengubah stok yang Anda miliki jadi 5 pcs.
Sehingga hal ini bisa meminimalisir ketidaksinkronan stok.
5. Banyak pilihan pembayaran
Banyaknya pilihan pembayaran merupakan fitur unggulan yang tidak dimiliki oleh sistem kasir tradisional.
Dengan sistem POS, pelanggan bisa memilih metode pembayaran yang mereka inginkan.
Pelanggan bisa membayarnya secara tunai atau menggunakan kartu kredit dan kartu debit.
Bahkan beberapa penyedia sistem POS sudah bisa menerima pembayaran menggunakan QRIS dan e-wallet.
Hal ini memudahkan pelanggan saat mereka akan melakukan pembayaran, dan semua ini akan tercatat dengan baik di sistem POS.
6. Laporan dan analisis
Sistem POS akan mencatat semua penjualan secara detail, bahkan Anda bisa mengetahui produk mana yang laris, dan produk mana yang penjualannya lambat.
Dengan laporan yang disediakan oleh sistem POS, Anda bisa menganalisis dan menentukan produk apa yang sebaiknya di-restock, atau cara promosi apa yang tepat untuk meningkatkan penjualan.
Intinya, dengan adanya laporan yang lengkap, Anda bisa mengalisis berbagai hal untuk dijadikan dasar pengambilan keputusan Anda berikutnya.
Kesimpulan
Bagi usaha kecil dan menengah, sistem POS akan membantu mencatat semua transaksi sehingga pembukuan lebih rapi.
Selain itu dengan sistem POS, akan memberikan fleksibilitas kepada pelanggan khususnya dalam hal pembayaran, karena pelanggan bisa memilih metode pembayaran yang mereka inginkan.
Menurut Finances Online, 52% usaha ritel kini fokus mengembangkan usaha mereka melalui omnichannel dan menjadi POS sebagai tools prioritas dalam mengembangkan usaha mereka.
So, tunggu apalagi, kini giliran Anda yang mencoba sistem POS ini. Anda bisa mencoba beberapa rekomendasi sistem POS untuk bisnis Anda.
